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¿ Cómo realizar una destrucción de documentos legal ?



¿ Cómo se realiza una destrucción de documentos legal ?

La destrucción de documentos que ya no se necesitan, es decir información en papel que no se deben conservar, no sólo permite un ahorro de espacio y coste de almacenamiento de estos documentos sino que también permite que ninguna otra persona pueda acceder a estos documentos, independientemente de que se encuentren obsoletos o no. Si bien es cierto que en la actualidad se digitalizan y guardan en soportes informáticos los documentos que es necesario guardar, los que no se deben guardar no sólo se ahorra de digitalizarlos sino que también se deben destruir.

La destrucción de documentos se puede hacer por medio de máquinas especiales destructoras de papel para que de esta manera se garantice que los documentos que contienen información confidencial no caigan en manos indeseables. Esto es obligatorio por la Ley Orgánica de Protección de datos.


Antes de que se utilizara la destrucción de documentos de forma segura, muchas empresas solamente se dedicaban a tirar los documentos completos en la basura o cortados por la mitad de manera que se pudiera acceder a los datos de manera muy fácil, algo peligroso cuando se trata de datos personales.

En la actualidad, no sólo se destruyen documentos con máquinas especiales sino que hay empresas de destrucción de documentos que encargan la destrucción de papel a todas las  entidades y empresas, estas empresas están especializadas en la destrucción de documentos de empresas de forma legal y segura.

 

En cualquiera de los casos, hay que recordar que el Documento de Seguridad de la empresa debe recoger el método que está utilizando. Si no se realiza correctamente puede incurrir en incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y a sus temidas sanciones de hasta 600.000€.

¿ Cómo se realiza una destrucción de documentos legal ?

Para garantizar la destrucción de la documentación cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos y evitar entre otras cosas una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia…) se disponen básicamente de tres sistemas:

  • Triturar el papel con una trituradora de papel en la propia empresa.
  • Quemar el papel en la propia empresa.
  • Subcontratar a una empresa especializada en destrucción de papel (externalización del servicio).



Destructora/Trituradora de papel en la propia empresa

Las trituradoras de papel pueden encontrarse fácilmente en el mercado, en las cuales se destruirá toda la documentación obsoleta de la empresa o que, por cualquier motivo, deba ser eliminada (legalmente hay tipologías de documentos que deben ser eliminadas una vez finaliza el tipo de relación contractual o similar). Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de reciclado de papel.

Es imprescindible saber que no todas las trituradoras existentes en el mercado se ajustan al nivel de necesidad de todas las empresas, puesto que en función del tipo de información contenida en los documentos, se requerirá que el tamaño de la partícula de papel una vez triturado, sea de un tamaño u otro.

De esta forma, si en nuestra empresa tenemos un Nivel Bajo de seguridad por los datos que manejamos, bastará con que la trituradora haga tiras de papel. Si por el contrario, disponemos de un Nivel Alto, deberemos convertir las hojas en trozos de papel de un tamaño tal que no permitan su reconstrucción. Así, se deberá tener en cuenta que las especificaciones técnicas de la destructora vayan acordes a la normativa de destrucción de documentos vigente y al nivel de seguridad en función de la LOPD.

 Ventajas de tener una destructora de papel

  • En la propia oficina

Desventajas de tener una destructora de papel

  • Ruido que genera el proceso de destrucción en la oficina.
  • Tiempo que tardas en destruir, delante de la máquina.
  • No puedes meter gran cantidad de documentos a la vez.
  • Con el uso continuado se calienta y tienes que esperar.



Quemar papel en la propia empresa

Otro “sistema” de destrucción de papel que parece que llevan a cabo algunas empresas para la destrucción de su documentación en papel es el calcinado del papel. Quemar los documentos convirtiéndolos en cenizas, con lo que se está dando cumplimiento a lo establecido desde el punto de vista legal en cuando a LOPD se refiere. En determinadas empresas que disponen de un horno de leña (como puede ser el sector de la restauración) o caldera (en determinadas naves o talleres) pueden llegar a realizar este método de destrucción de documentos, llegándose también a practicar en centros de jardinería. En este apartado podemos incluir cualquier otra forma poco práctica, como por ejemplo mojar la documentación hasta ablandarla para hacer pasta de papel.
Dejamos los métodos de este apartado para reflexionar, no son recomendables.

 Ventajas de quemar papel

  • Hazlo tú mismo (DIY – Do it yourself)

Desventajas de quemar papel

  • Tiempo que lleva quemar el papel
  • Riesgos derivados de una quema descontrolada
  • Requiere de un espacio adecuado para poder hacerlo
  • No garantiza que se destruya toda la información



Externalización de la destrucción de los documentos

Existen varias empresas para prestar servicios de destrucción confidencial certificada que recogen y destruyen papel. La forma de proceder es aparentemente sencilla; se contrata el tipo de servicio de destrucción y la empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destuida.

Dependiendo del volumen de documentación a destruir se recogen otro tipo de medidas o soportes (palets, cajas en estanterías etc que son sobre todo grandes expurgos porque la información que contiene la documentación ha dejado de servir o de ser susceptible de ser reclamada legalmente).

Cuando el contenedor está lleno se proce a su recogida y transporte hasta el lugar donde se realizará su destrucción completa.

Es imprescindible que la empresa subcontratada para un servicio de este tipo garantice la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso. La norma UNE-EN 15713-2010 certifica que la empresa que dispone de este certificado cumple la normativa legal y los requisitos para garantizar las buenas prácticas en materia de destrucción de material confidencial:

  • Certificación en la norma UNE-EN 15713:2010
  • Contrato de servicio
  • Certificado de destrucción
  • Instalaciones propias y apropiadas
  • Vehículos especializados y geolocalizados
  • Personal propio cualificado
  • Recogida y transporte seguro
  • Recepción, retención, destrucción
  • Confidencialidad, seguridad

 Ventajas de la externalización de destrucción de documentos

  • Transferencia de riesgos
  • Ahorro de tiempo
  • Garantías de cumplimiento legal
  • Es limpio

Desventajas de la externalización de destrucción de documentos

  • Tiene coste, aunque no es elevado



Sumario
Descripción corta
¿ Cómo se realiza una destrucción de documentos legal ? Para garantizar la destrucción de la documentación cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos y evitar entre otras cosas una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia...) se disponen básicamente de tres sistemas: - Triturar el papel con una trituradora de papel en la propia empresa. - Quemar el papel en la propia empresa. - Subcontratar a una empresa especializada en destrucción de papel (externalización del servicio).
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