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Destrucción de documentos | una necesidad para todas las empresas

Destrucción de documentos – Todas las autónomos, empresas, entidades y organismos están obligadas a la destrucción de documentos que contengan información personal de sus trabajadores, clientes o usuarios.

Destrucción de documentos | una necesidad para todas las empresas

La mayoría de estas organizaciones optan por externalizar estas funciones mediante las  empresas de destrucción de documentos con certificado de destrucción de documentos acorde con la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).


Sin embargo, sólo una cuarta parte de las empresas españolas cumple con los requerimientos de la LOPD que obliga a las empresas a eliminar todos aquellos documentos que contengan datos de carácter personal. Destrucción de documentos

Te interesa: Como realizar una destrucción de papel legal

Este porcentaje de cumplimiento baja radicalmente si hablamos de autónomos. Y las nuevas modificaciones de la LOPD quiere atajar esta tendencias con fuertes sanciones que puede derivar el incumplimiento de la ley en este sentido ascienden a hasta 600.000 euros. Destrucción de documentos


La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), establece la obligación tanto de la conservación de los datos personales como de la destrucción de documentos que contengan dichos datos.




Aun queda mucho camino según responsables de estas empresas de destrucción de documentos mucho que hacer, sobre todo en el sector de las PYMES, donde la implantación de medidas de protección de datos es muy reducida.

De hecho, la destrucción de papel realizada de forma incorrecta ha sido uno de los motivos más importantes de sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.

Todas las empresas generan documentación confidencial susceptible de ser destruida: nóminas, facturas, currículos, ofertas, presupuestos, informes, historiales médicos, firmas o mails, entre otros. Destrucción de documentos


Existen diferentes niveles de riesgo en función del tipo de documento del que se trate. Desde la Agencia de Protección de la Ley de Datos velan por proteger en primer nivel todos aquellos documentos que comprometen a las personas físicas, por encima de las jurídicas. Destrucción de documentos



Así, los datos relacionados con nóminas o currículos están mucho más protegidos que otros documentos como el NIF u otras cifras que pueden consultarse en el Registro Mercantil. Destrucción de documentos

No es lo mismo reciclar que destruir. Por eso, la normativa europea marca el nivel 3 de trituración, que es el que equivale a un nivel de destrucción de papel que impediría en cualquier caso la reconstrucción manual del documento.

Por este motivo es necesarios contar con los servicios de una empresas de destrucción de documentos con certificado de destrucción de documentos.

Procedimientos para la destrucción de documentos

Para evitar el incumplimiento de la ley, te ofrecemos varios procedimientos que garantizarán la seguridad de todo el proceso.

1. Empresa con certificado de destrucción de documentos

La opción más segura, también en cuanto a legalidad, es apostar por la contratación de una empresa especializada en la destrucción de documentos. No obstante, el procedimiento debe seguir el orden establecido en la norma UNE-EN 15713:2010. 



La compañía debe ofrecer al cliente un contenedor donde se debe colocar toda la documentación a destruir. Destrucción de documentos

A partir de ahí, los archivos son trasladados al lugar preparado elegido para su desaparición, garantizando la confidencialidad y seguridad de todo el proceso gracias al certificado de destrucción de documentos, que toda empresa especializada en este servicio debe poseer.

Más allá de ser el procedimiento que más certidumbre promete, es el más cómodo, debido a que este tipo de compañías ponen a disposición del cliente un asesoramiento completo, resolviendo todas las dudas surgidas sobre la conveniencia de los documentos a destruir.

2. Destrucción de documentos in situ con un trituradora de papel para oficina 

Se trata de la posibilidad más frecuente si queremos realizar el proceso de manera completamente independiente.

A la hora de adquirir una maquina de destruir papeles, debemos tener en cuenta que no todas son válidas para nuestra empresa, ya que la Ley Orgánica de Protección de Datos establece distinciones según la seguridad que requieran los archivos.

Si la destrucción de archivos necesita un alto grado de seguridad, incluido un certificado de destrucción de documentos para ello la maquina de destruir papeles debe garantizar por completo la imposibilidad de reconstruir los documentos, mientras que solo bastará su partición en finas tiras si la documentación exige menos seguridad en función de su contenido.

3. Quema de documentos con información privada 

La verdad es que no suela muy bien, pero algunas empresas optan por propiciar la desaparición de los documentos, una vez finalizado el periodo de custodia de archivos, a través de su quema, pues convirtiéndolos en cenizas es posible cumplir las garantías de la Ley Orgánica.



Sin embargo, esta opción para la destrucción de documentos no es el proceso más recomendable porque no certifica por completo la destrucción total, pero sobre todo por los riesgos y las molestias derivadas de un procedimiento, que requiere de un espacio especialmente dedicado para ello, algo que según las características de cada empresa no siempre es posible disponer pudiendo incurrir en delitos contra el medio ambiente o algo mucho peor.



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