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Qué servicios ofrecen las empresas de destrucción de documentos



Qué servicio puede obtener de una empresa de destrucción de documentos ?

Las empresas de destrucción de documentos le ofrecen servicios de recogida y destrucción de documentación confidencial con información sensible, por contener datos personales o información restringida de su negocio.

Las empresas deben mantener unos niveles de seguridad con toda la documentación que manejan en su negocio, protegiéndola y evitando el acceso de esta información a terceros.

Un problema que se plantea a muchas empresas y despachos profesionales es cómo llevar a
cabo la destrucción de documentación y que ésta garantice la total eliminación de los datos
sin que se produzcan extravíos en traslados innecesarios, o acceso a los datos en la misma empresa por personas no autorizadas.

Qué es la destrucción de documentos certificadas ?

La destrucción de documentos certificada consiste en la destrucción de la información con las máximas garantías de seguridad y confidencialidad, desde la recogida del material documental proporcionado por el cliente hasta su destrucción física y eliminación final.

La mejor forma de destruir los documentos en papel es la trituración mediante corte en tiras o cruzado previa a la venta para el reciclaje.

La norma DIN 66399 del Comité de Estándares de Tecnologías de la Información y Aplicaciones (NIA) describe los requisitos para las máquinas destructoras y procesos para la trituración de datos.


Quién esta obligado por la LOPD a destruir los documentos confidenciales?

Tanto autónomos como Pymes y grandes empresas. Hoy no se necesita mucha información personal para obtener fácilmente datos suficientes para el robo de identidad.

Solo unos pocos fragmentos de información, como un nombre, una dirección o DNI, pueden desbloquear un montón de datos privados y seguros que ayudan a los cacos a usar su información para robar crédito y causar estragos en su identidad.

Esta es la razón por la cual cualquier autónomo o empresa con acceso a datos personales y confidenciales debe seguir estrictas leyes y regulaciones que protegen la privacidad de las mismas empresas, sus empleados y sus clientes.

Muy recomendable para las empresas LEGALES, FINANCIERAS, GUBERNAMENTALES, EDUCATIVAS, DE SALUD O DE SERVICIOS COMERCIALES.

TIPOS DE SERVICIO PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Por supuesto los servicios que ofrecen las empresas de destrucción de documentos van en función de las necesidades que tenga su empresa pero por lo general La mayoría de las empresas de destrucción confidencial de documentos ofrecen los siguiente servicios:

Servicios Puntuales

Es frecuente que una vez al año o en situaciones determinadas como cambios de oficinas, reestructuraciones de espacio, etc… haya que hacer limpieza de archivos. Para esas situaciones las empresas de destrucción confidencialofrecen servicios puntuales de destrucción de documentos. El presupuesto dependerá en función de la cantidad de documentación a destruir y la accesibilidad a dicha documentación.

Servicios Periódicos

Este es sin duda el servicio más común y cómodo para los clientes de las empresas de destrucción confidencial. Se instalan unos contenedores de seguridad en las oficinas y, con la periodicidad preestablecida, se recogen las sacas que hay en el interior de los contenedores procediendo a su destrucción. Por este servicio se paga una cantidad fija mensual y el cliente no se tiene que preocupar de estar llamando cuando el contenedor está lleno. Resulta más práctico si hay varios contenedores en los que controlar su llenado, y si suele ser necesaria la retirada de las sacas con una periodicidad muy parecida.

Servicios a Demandas

Al igual que el anterior, se instalan los contenedores de seguridad en su oficina. Y se avisa a las empresas de destrucción confidencial cuando están llenos, que proceden a la retirada y sustitución de las sacas y a su posterior destrucción.

IN SITU

Es el medio más adecuado para la eliminación de su documentación confidencial, con unidades móviles,  la empresa o autónomo contratante es testigo de la destrucción en sus instalaciones.

– La información una vez destruida resulta ilegible y se retira de sus instalaciones.

 

Que son los certificados de destrucción de documentos?

Tanto si lo depositas tu mismo como si contrata algún servicio de las llamadas empresas de destrucción confidencial de documentos, todos los procesos de destrucción en los soportes habituales que utilizas tienen que estar dentro del nivel 3 o superior, cumpliendo las leyes europeas.

Los certificados de destrucción de documentos son documentos que generan y emiten una empresas de destrucción de documentos confidenciales, a la empresa o autónomo que contrata el servicio de destrucción de documentación, donde viene reflejado los datos del cliente con el volumen de documentación que ha sido destruido, el nivel de corte utilizado entre otros datos.

Este certificado te cubre ante cualquier inspección de organismos oficiales ante la Ley de Protección de Datos y Ley de Servicio de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico.



Los Certificado de Destrucción de alta seguridad y Medioambiental que contiene los datos de la empresa a la cual se han retirado la documentación así como de la empresa que lo retira, el tipo de material, la cantidad en kilos, fechas de retirada y trituración, las instalaciones donde se ha realizado la destrucción y el nivel de destrucción empleado.

Un certificado de destrucción significa que los documentos han sido destruidos, si no se especifica algo más eso es muy poco. Destruidos en la China y dentro de 6 meses, sin que nadie mantenga una cadena de custodia sobre esa información es lo más habitual. Si además añaden que sigue procesos de reciclado o medioambientales, ¡Genial….! 

 Nadie se guarda el papel para adornar los almacenes, simplemente comercializan con el papel obtener un rendimiento económico. Algunos añaden cumpliendo la norma DIN Nivel de Seguridad 3 o 4 …. Palabrería ya que esa es una norma alemana y solo es una referencia, nunca un estándar legal en España, sirve para confundir a los incautos y hacerles creer espejismos. Sirve de argumentación para los “trileros”…

 

Qué soportes con información sensible custodian y destruyen las empresas de destrucción de documentos?

La mayoría de las empresas de destrucción confidencial de documentos pueden custodiar y destruir de forma segura diferentes tipo de soportes: papel, CD, DVD, cinta magnética, fotografía, radiografía, desmagnetización de discos duros, destrucción de memorias, archivos informáticos, teléfonos móviles, baterías, ordenadores, PC portátil, etc.



Según la Norma UNE-EN 15713, los soportes que pueden contener datos confidenciales son:

  • Clase A: papel, planos, documentos y dibujos.
  • Clase B: tarjetas SIM y negativos.
  • Clase C: cintas de vídeo y de sonido, disquetes, casetes y película.
  • Clase D: ordenadores incluidos discos duros, programas pre-instalados, tarjetas lectoras de chip componentes y otros soportes físicos.
  • Clase E: identificaciones, CD y DVD.
  • Clase F: mercancía falsificada, planchas de impresión, microfichas, tarjetas de crédito y de compra y otros productos.
  • Clase G: ropa de marca y uniformes de empresa.
  • Clase H: radiografías y diapositivas.

Cuál es la unidad de medida para estas empresas de destrucción de documentos?

Normalmente las empresas de destrucción calculan en volumen, peso y lo mas común en los Contenedores seguros instalados para su uso . Te mostramos algunas referencias para que puedas tener una idea:

Un metro cúbico equivale a:

  • 50 archivadores definitivos
  • 12 cajas de mudanza
  • 100 archivadores A-Z

Un metro cúbico equivale a:

  • Archivador definitivo: 3,5 kilos aprox.
  • Archivador a-z: 2,5 kilos aprox.
  • Caja de 1x1x1: 20 kilos aprox.
  • 1m³ altura din a4: 50 kilos aprox.
  • 1m³ de papel: 400 kilos aprox.
  • 1 caja din a4: 12 kilos aprox.



Contenedores en su sede:

El volumen y peso de los contenedores depende de las empresas de destrucción de documento que tenga contratada y de las necesidades de su empresa. Pero como norma general los mas usados son contenedores de 40 y 100 kilos.

  Qué son los de niveles de seguridad de los documentos confidenciales?

 

  • Nivel de Seguridad 1: Material impreso general que se ha de hacer ilegible o invalidar.
  • Nivel de Seguridad 2: Documentos internos que se han de hacer ilegibles o invalidar.
  • Nivel de Seguridad 3: Soportes de datos con datos sensibles y confidenciales, así como datos personales que requieren un alto grado de protección.
  • Nivel de Seguridad 4: Soportes de datos con datos especialmente sensibles y confidenciales, así como datos personales que requieren un alto grado de protección.
  • Nivel de Seguridad 5: Soportes de datos con información que se ha de mantener secreta por su importancia para la existencia de una persona, empresa o instalación.
  • Nivel de Seguridad 6: Soportes de datos con documentos que se han de mantener secretos y para los que se han de tomar medidas de seguridad extraordinarias.
  • Nivel de Seguridad 7: Soportes de datos que se han de mantener en riguroso secreto y para los que se han de tomar las más estrictas medidas de seguridad.



 

Qué son las categorías de protección en cuanto a la destrucción de documentos?

 

  • Categoría de Protección 1: Protección normal para los datos internos de la empresa, cuya publicación o transmisión no autorizada tendría consecuencias negativas limitadas para la empresa (correspondencia irrelevante, publicidad personalizada, catálogos, circulares, notas,…). Se ha de garantizar la protección de datos de carácter personal. De otro modo se corre el peligro de que la persona afectada resulte perjudicada en su posición y en su situación económica.
  • Categoría de Protección 2: Protección alta para los datos confidenciales que son accesible por un grupo reducido de personas de la empresa, cuya transmisión no autorizada de datos tendría consecuencias considerables para la empresa y podría infringir obligaciones contractuales o leyes (conocimientos relevantes, correspondencia como ofertas, consultas, notas, mensajes, datos personales,…). La protección de los datos personales debe cumplir altos requisitos. De otro modo, se corre el peligro de que las personas afectadas resulten considerablemente perjudicadas en su posición social y en su situación económica.
  • Categoría de Protección 3: Protección exigente para los datos muy confidenciales y secretos que son accesibles por un grupo reducido de personas autorizadas de la empresa, cuya transmisión no autorizada de datos tendría graves consecuencias para la empresa, pues pondría en peligro su existencia y supondría la infracción del secreto profesional, de contratos adquiridos o de leyes (documentos de gestión de I+D, datos financieros, información confidencial,…). La protección de los datos personales se debe garantizar absolutamente. De otro modo, se pondrían en peligro la integridad física o la libertad de las personas afectadas.



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